Planowanie większego projektu na prawdę bardzo często zaczyna się od bardzo ogólnego opisu celu, który nieprosto w tej samej chwili przełożyć na konkretne zadania. Jednym ze sposobów uporządkowania takiego zakresu pracy jest struktura podziału prac, czyli Work Breakdown Structure. Daje możliwość ona rozłożyć projekt na mniejsze elementy, aż do poziomu zadań, które można już przypisać konkretnym osobom lub zespołom.

W praktyce istotne jest natomiast zachowanie właściwego poziomu szczegółowości. Zbyt ogólny podział mało pomaga przy planowaniu, jednak nadmierne rozbijanie pracy powoduje, że struktura staje się trudna do utrzymania. Dlatego przy jej tworzeniu warto od początku uwzględnić wielkość projektu, liczbę uczestników oraz sposób późniejszego monitorowania realizacji.

Do przygotowania takiej struktury można wykorzystać On-line WBS creator, czyli narzędzie działające w przeglądarce, które daje możliwość zbudować hierarchiczny podział zakresu projektu bez konieczności ręcznego układania wszystkich elementów w osobnych dokumentach. Przydatną funkcją może być sposobność łatwego przesuwania poziomów, zmiany nazw obowiązków czy dodawania kolejnych gałęzi. Ma to znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy zakres projektu zmienia się już w trakcie planowania. Z praktycznego punktu widzenia warto najpierw określić główne obszary pracy, a dopiero później schodzić na niższe poziomy. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czy jakiś fragment projektu został pominięty albo czy jedno zadanie nie obejmuje zbyt wielu różnych czynności.

W przypadku bardziej rozbudowanych przedsięwzięć wykorzystywane jest także WBS software, które może łączyć strukturę podziału prac z innymi informacjami dotyczącymi projektu. W współzależności od rozwiązania mogą pojawić się współzależności między zadaniami, odpowiedzialność za poszczególne elementy, terminy czy dodatkowe pola opisowe. Nie znaczy to natomiast, że wszystkie dostępne funkcje są potrzebne w każdym projekcie. Przy niewielkim przedsięwzięciu rozbudowane narzędzie może utrudniać pracę zamiast ją porządkować. Bardzo ważna jest też możliwość późniejszego wykorzystania przygotowanej struktury, na przykład w trakcie budowy harmonogramu albo szacowania zasobów. WBS opisuje przede wszystkim zakres pracy, dlatego nie powinien być traktowany jako pełny harmonogram projektu.

Wybierając WBS program, warto zwrócić uwagę głównie na sposób organizowania danych i prostota wprowadzania przemian. Przy długiej strukturze znaczenie ma sposobność szybkiego odnajdywania konkretnych elementów, zwijania poziomów a także zachowania czytelnej hierarchii. Istotny może być też sposób eksportowania danych, o ile dalsze planowanie odbywa się w innym narzędziu. Warto prócz tego pamiętać, że sama aplikacja nie rozwiązuje problemów związanych z nieprecyzyjnie określonym zakresem. Jeśli na początku nie zostaną ustalone granice projektu, struktura może się stopniowo rozrastać i obejmować zadania, które nie należą do pierwotnego celu. Narzędzie służy zatem głównie do uporządkowania wcześniej przemyślanego zakresu, a nie do zastępowania analizy projektu.

Zobacz: Free WBS tool.