W obliczu odejścia bliskiej osoby sporo spraw należy uporządkować nieomalże równocześnie. Emocje często utrudniają podejmowanie decyzji, a równocześnie ukazują się obowiązki związane z formalnościami i przygotowaniem ceremonii. Z praktyki można zauważyć, że najwięcej czasu zajmuje nie samo planowanie uroczystości, lecz zebranie wszystkich informacji potrzebnych do zaprojektowania kolejnych kroków.

Znaczenie mają dokumenty, uwarunkowanie miejsca pochówku, wybór terminu a także dostosowanie przebiegu ceremonii do obowiązujących zasad i oczekiwań rodziny. Każdy przypadek przebiega przeciwnie, ponieważ wpływ na organizację mają zarówno indywidualne decyzje bliskich, jak i lokalne procedury, których nie da się pominąć.

Zakład pogrzebowy uczestniczy w realizacji wielu czynności związanych z przygotowaniem pochówku, natomiast zakres wykonywanych działań zależy od dokładnie określonej sytuacji. W praktyce czasem początkowe ustalenia zmieniają się w trakcie organizacji, ponieważ pojawiają się nowe okoliczności wymagające dopasowania wcześniejszych zamysłów. Może to wynikać z dostępności terminów, konieczności uzyskania dodatkowych dokumentów albo przeróbek związanych z udziałem członków rodziny. Takie sytuacje pokazują, że przygotowanie ceremonii nie ogranicza się do jednego działania, lecz obejmuje sporo etapów, które muszą zostać wykonane w odpowiedniej kolejności. Nawet niewielkie przesunięcie jednego z nich może wpłynąć na harmonogram dalszych czynności.

Usługi pogrzebowe obejmują działania wykonywane przed ceremonią, w trakcie jej trwania a także po zakończeniu pochówku. Z doświadczenia wynika, że wiele osób nie zdaje sobie sprawy z liczby spraw organizacyjnych, które należy uwzględnić jeszcze przed ustaleniem detali uroczystości. Niekiedy niezbędne jest skoordynowanie terminów z administracją cmentarza, przygotowanie wymaganych dokumentów a także uwarunkowanie przebiegu ceremonii zgodnie z wybraną formą pochówku. Są przypadki w których ukazują się również dodatkowe ograniczenia wynikające z lokalizacji cmentarza, warunków pogodowych albo konieczności dostosowania godzin do obowiązujących zasad. Wszystkie te elementy wpływają na przebieg przygotowań i wymagają bieżącego reagowania na zmieniające się okoliczności.

Organizacja pogrzebów jest procesem, w którym liczy się odpowiednia kolejność podejmowanych działań oraz uwzględnienie wielu najmniejszych elementów organizacyjnych. W praktyce w pewnych sytuacjach rodzina koncentruje się na najważniejszych decyzjach, a dopiero w przyszłości pojawiają się kwestie formalne, które wymagają dodatkowego czasu. Tyczy się to w głównej mierze dokumentacji, ustaleń dotyczących miejsca pochówku czy dostosowania terminu do sposobów wszystkich stron uczestniczących w przygotowaniach. Każda ceremonia ma indywidualny charakter i przebiega w innych warunkach, dlatego niełatwo mówić o uniwersalnym schemacie postępowania. Zakres czynności, czas niezbędny na ich wykonanie a także sposób organizacji zależą od wielu czynników, które stają się widoczne dopiero w trakcie realizacji kolejnych etapów przygotowań.

Więcej informacji: Transport i kremacja zwłok.