Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwyczajne katalogi na dysku, lecz po kilku latach niełatwo przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Problemem nie jest wyłącznie liczba plików.

Znaczenie ma także ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania a także fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, natomiast sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga niewielki dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.

W praktyce bardzo dużo sugestie wymaga określenie informacji, według których dokument będzie w przyszłości wyszukiwany. Sama nazwa pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Należy natomiast zachować umiar. Zbyt wiele pól do wypełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, w szczególności gdy dokumentów jest dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują problemy w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto zatem najpierw rozważyć kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy faktycznie korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej bazie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania również przy większej liczbie plików.

Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie za każdym razem opłaca się przenosić do nowego systemu właściwie każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach na prawdę często występują kopie, dokumenty przestarzałe, niepełne skany a także materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może wyłącznie przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednak stopień skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto także ustalić, czy papierowy oryginał nadal ma być przechowywany a także kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad a także przyjętych procedur wewnętrznych.

Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu zadań, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma także sposób tworzenia kopii zapasowych oraz możliwość odtworzenia danych po awarii. Warto przedtem sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu lub zastąpieniu nowszą wersją. Są przypadki w których potrzebna jest historia przemian, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego wykonania. Przyjęte rozwiązania powinny być także okresowo moderowane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmienić, identycznie jak liczba dokumentów i oczekiwania dotyczące ich przechowywania.

Zobacz: program do archiwizacji dokumentów.