Przy organizowaniu przewozu uwagę zwraca się nie tylko na sam środek transportu, niemniej jednak też na warunki, w jakich będzie odbywała się cała operacja. Rodzaj towaru, jego ilość, sposób zapakowania a także miejsce odbioru mogą zmodyfikować pierwotne założenia dotyczące trasy. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają wcześniejszego zebrania informacji, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się drugorzędne.

Inaczej planuje się przewóz kilku palet do magazynu z łatwym dojazdem, a przeciwnie ładunek o niebanalnych wymiarach kierowany do obiektu z ograniczoną przestrzenią manewrową. Znaczenie ma także godzina, w której możliwy jest załadunek. O ile samochód przyjedzie zbyt wcześnie, może oczekiwać na rozpoczęcie prac, natomiast późniejsze przybycie może kolidować z godzinami przyjęć. Z tego powodu harmonogram powinien uwzględniać rzeczywisty przebieg poszczególnych czynności, a nie tylko i wyłącznie przewidywany czas jazdy.

Przy trasach przebiegających przez kilka państw zakres planowania staje się szerszy. Transport krajowy i międzynarodowy opiera się na podobnych zasadniczych zasadach, ale przewóz zagraniczny wymaga uwzględnienia dodatkowych przepisów i formalności. Kierowca może napotkać różne ograniczenia dotyczące ruchu ciężkich samochodów, odmienne zasady korzystania z dróg a także doraźne zakazy przejazdu. Istotne są również dokumenty towarzyszące przesyłce. Ich brak albo niezgodność danych może wpłynąć na przebieg testom i spowodować przestój. Przy dłuższych trasach nie można także pomijać odpoczynków oraz czasu potrzebnego na wykonanie obowiązkowych przerw. W praktyce znaczy to, że planowanie przejazdu wymaga połączenia informacji dotyczących ładunku, trasy i dostępnych godzin obsługi. Sama odległość wśród dwoma punktami nie daje możliwość szczegółowo określić, kiedy przesyłka zostanie dostarczona.

W sytuacji ładunków przewożonych między odległymi kontynentami wykorzystywane są inne rozwiązania. Transport morski może stanowić zasadniczy odcinek całego przewozu, niemniej jednak zazwyczaj nie rozpoczyna się i nie kończy bezpośrednio przy siedzibie nadawcy albo odbiorcy. Towar należy najpierw dostarczyć do dobrego terminala, a po zakończeniu rejsu zorganizować jego dalszy przewóz. W sytuacji kontenerów istotne są terminy przyjęcia jednostki do portu a także godziny powiązane z obsługą poszczególnych etapów. Przesunięcie terminu dostarczenia kontenera może mieć wpływ na sposobność załadunku na konkretny statek. Tak samo po przypłynięciu przesyłka może wymagać oczekiwania na wykonanie określonych czynności przed przekazaniem jej do dalszego transportu. Znaczenie ma także przygotowanie towaru. Ładunek pozostający przez dłuższy czas w zamkniętej jednostce transportowej powinien być odpowiednio rozmieszczony, zabezpieczony i prezentowany w zgodzie z wymogami dotyczącymi danego przewozu.

Dużą część przewozów na terenie Europy oraz wewnątrz poszczególnych państw realizuje transport drogowy. Jego organizacja umożliwia na obsługę tras pomiędzy magazynami, zakładami produkcyjnymi, terminalami i punktami handlowymi, natomiast także tutaj występują ograniczenia, których nie da się oszacować tylko na bazie mapy. Samochód ciężarowy może mieć problem z dojazdem do miejsca, do którego bez przeszkód dociera samochód osobowy. Wąskie drogi, ograniczenia tonażowe, niskie wiadukty czy brak miejsca na wykonanie manewru umieją zmienić sposób realizacji dostawy. Na dłuższych trasach dochodzą utrudnienia powiązane z natężeniem ruchu, remontami i warunkami pogodowymi. Trzeba także uwzględnić czas potrzebny na odpoczynek kierowcy oraz postoje wynikające z organizacji załadunku i rozładunku. W rezultacie bardzo dobrze zaplanowany przewóz nie polega wyłącznie na wyborze najkrótszej drogi. Ważne jest ranking parametrów ładunku z widokami na najbliższe czasy pojazdu, warunkami na trasie oraz wymaganiami aktualnymi w miejscach, przez które przesyłka będzie przechodziła.

Zobacz więcej: konfekcjonowanie produktów.